Hybride events: Wat zijn de valkuilen en hoe ben je ze voor?

Beurzen, congressen en zakelijke events hebben het afgelopen jaar veel verschillende vormen aangenomen. Verschuivingen van offline naar online en weer terug, je ontkomt er niet aan. Maar waarom kiezen voor het een of ander, als je ook kunt gaan voor the best of both worlds? Hybride events combineren de krachten van off- en online events voor het maximale resultaat. Het organiseren kent een aantal valkuilen, en die voorkom je graag. Hoe? Ik zet de belangrijkste op een rij. 

Gelijke betrokkenheid en interactie 

Een van de grootste uitdagingen bij het organiseren van een hybride event is zorgen voor een gelijke mate van betrokkenheid en interactie tussen de verschillende doelgroepen. Je hebt tenslotte offline en online publiek. Zorg voor een virtuele host en/of spreker die de online bezoekers op het evenement vertegenwoordigd. Op deze manier kunnen er gemakkelijk vragen gesteld worden en krijgt het event voor de kijkers thuis een gezicht. 

 Splits je strategie

Doelgroepsegmentatie is key bij het organiseren van en succesvol hybride event, behandel ze niet als gelijke bezoekers. Probeer in je communicatiestrategie zo snel mogelijk een splitsing te maken in content voor off- en online deelnemers. Denk hierbij aan advertenties, informatievoorziening maar ook de nazorg. 

Slim omgaan met content en tijd

Denk ook na over eventueel overlappende content. Wellicht zijn er delen van het online programma ook en satisfyer voor je offline bezoekers. De mogelijkheid om presentaties en interviews terug te kijken zorgt er wellicht voor dat offline bezoekers meer tijd nemen tijdens de lunch om waardevolle connecties te maken.

Verwachtingsmanagement

Het is belangrijk om te realiseren dat de verwachtingen van off- en online bezoekers heel verschillend zijn. Terwijl een zakelijk event soms een hele dag kan duren zullen online participanten na 4 uur hun aandacht verliezen. Zo ook bij andere events. Zorg bij online kijkers voor een gevoel van ‘watching alone together’ en maak gebruik van eerder opgenomen content om de stream efficiënter te laten verlopen. 

Blijf uitdelen 

Vaak doe je er niks mee, maar het niet krijgen is nog teleurstellender: vertrekken bij een zakelijk event zonder goodiebag of geschenk echt een no go. Dit geldt ook voor online deelnemers. Alle deelnemers verwachten minimaal een branded pakketje vol promotiemateriaal dat verpakt is als persoonlijk bedankje voor hun deelname. Kill two birds with one stone want dit is gelijk en mooie kans om te zorgen dat ook deze groep die nieuwe chocola kan proeven, stof kan voelen of parfum kan ruiken. Overigens kan dit ook in de vorm van kortingscodes.

Het organiseren van een hybride event kent nog veel meer valkuilen. Zo is het vinden van een geschikte locatie of het verzekeren van de online veiligheid niet makkelijk. Maar ze wegen by far niet op tegen de voordelen die je haalt op het gebied van bereik, interactie en flexibiliteit. Mijn favoriete best practices van dit soort events? Lees het interview over de The Digital Dutch (KPN) of geniet na met Tommorrowland Around The World. 

Eén ding is zeker; hybride events are here to stay.

 Vragen over het organiseren van (hybride) events anno 2021? Stuur me gerust een berichtje.  

-        Tim