Tijdelijk een projectmanager inzetten

Daar sta je dan, met je handen vol en veel leuke projecten op de planning: je hebt een projectmanager nodig. Er zijn genoeg projectmanagers die als interim kunnen werken. Ook wij bij IKONS!

Het IKONS-team kun je inschakelen voor verschillende soorten marketing en communicatie gerelateerde zaken. We werken op tijdelijke basis, zijn snel up-and-running, weten hoe we onze specialisatie kunnen inzetten en, zeker niet onbelangrijk, zijn snel onderdeel van het team. Je kan ons inhuren voor onder andere re-brandingstrajecten, evenementenmanagement, zwangerschapsvervanging (LINK) en in dit interview uitgelicht: projectmanagement

Hoe werkt het inhuren van een projectmanagement? Hoe ziet zo’n proces er uit en wat moet ik als opdrachtgever doen om deze persoon goed te laten werken? Twee IKONS, Sanne en Amber, vertellen over hun ervaringen en delen alle in’s en out’s.

Meer weten over interimmers? Lees hier de voor- en nadelen van het inhuren van een interimmer.

VOOR WELK PROJECT BEN JIJ AAN DE SLAG GEGAAN?

Sanne: ‘Voor een project bij Rosval. Naast de uitrol van een nieuwe website, nieuwe huisstijl en lopende marketing communicatie werkzaamheden was ik verantwoordelijk voor de organisatie van de beurzen Horeca Expo2019 EM Horecava 2020.’

Amber: ‘Ik ben werkzaam geweest bij Apollo & Leonardo Hotels. Ik had verschillende projecten en verantwoordelijkheden omdat ik samen met het marketingteam overkoepelend werkte. Ik was verantwoordelijk voor een hotel in Amsterdam, op de Veluwe en Groningen. Maar ook voor de bijbehorende foodconcepten zoals Floor17 en Chef’s! Food & Drinks. Het meest specifieke project wat ik had was de rebranding van Veluwe Events, hier had ik heel duidelijk één doel.’

Amber Vrosch

AMBER, HOE LANG DUURDE HET PROJECT EN WAT WAREN JE WERKZAAMHEDEN?

Amber: ‘Het project voor Veluwe Events begon eigenlijk pas drie weken nadat ik begonnen was bij Apollo & Leonardo Hotels. Ik ben er direct ingedoken en alles ging vrij snel in het begin, ik denk dat ik in twee weken er middenin zat.

In principe zou het project drie maanden duren, alleen heeft deze door verschillende redenen vertraging opgelopen. Uiteindelijk hebben we het ‘nieuwe’ Veluwe Events in de laatste week van februari 2020 gelanceerd. Dus al met al heeft het 5 maanden geduurd.

Ik was dus de projectmanager, officieel heette mijn functie Content Marketeer, van de rebranding. Hierin was ik eigenlijk de spin in het web en werkte ik samen met de General Manager (GM) van het hotel en Veluwe Events. De GM keek vanuit het business en finance perspectief en ik vanuit het marcom perspectief. Ik was contactpersoon voor de betrokken partijen, bijvoorbeeld de partij waarmee we de huisstijl en website hebben gemaakt.

“Mijn werk bestond vooral uit schakelen tussen mensen, bellen, mailen, regelen, bellen en nog meer regelen.

— Amber

Mijn werk bestond vooral uit schakelen tussen mensen, bellen, mailen, regelen, bellen en nog meer regelen. Naast dit was ik ook op een creatief level hiermee bezig; het vertalen van de wensen vanuit Veluwe Events naar iets maakbaars voor de betrokken partijen.’

WAREN JULLIE SNEL ONDERDEEL VAN HET TEAM? EN HOE REAGEERDE HET TEAM OP JOU?

Sanne: ‘Er was niet echt een marketingteam, wat ik persoonlijk wel een gemis vond. Want het is toch wel fijn om met collega’s te sparren. Als je als eenpitter binnen een organisatie de marketing doet moet je toch wel hard knokken om de toegevoegde waarde te laten zien.’

Amber: ‘Binnen een week was ik part of the team! Ik ben enorm goed ontvangen en heb echt met top collega’s samengewerkt. Eigenlijk had ik niet eens door dat ik er ‘officieel’ niet bij hoorde. Wat echt alleen maar goed is en waar ik ook super dankbaar voor ben. Want dat maakt je werk echt een stuk makkelijker, als je een team hebt waar je op kan terugvallen.

Ik werkte in een vrij grote organisatie, aan het eind van ‘mijn tijd’ was er een 8-koppig marketingteam (inclusief mij). Dit team was mijn ‘basis’ en voor elk project had ik eigenlijk nog een team op locatie. Dus bijvoorbeeld voor het Leonardo Hotel Amsterdam Rembrandtpark had ik nog een team zitten, zo dus ook voor Apollo Hotel Veluwe De Beyaerd en Veluwe Events.’

“Als je als eenpitter binnen een organisatie de marketing doet moet je toch wel hard knokken om de toegevoegde waarde te laten zien.

— Sanne

HOE WAS HET COMBINEREN VAN DE FRIDAY ACADEMY EN DE OPDRACHT DIE JE DEED?

Sanne: ‘Ik vind de Friday Academy echt een uitkomst voor mijn persoonlijke ontwikkeling en daarmee mijn toegevoegde waarde bij een opdrachtgever. Tijdens mijn opdracht bij Rosval was er niet specifiek een onderwerp dat ik direct kon toepassen, maar alles neem je mee voor een volgende opdracht.’

Amber: ‘Mega fijn. Elke vrijdag had ik even een moment om weer tot rust te komen en nieuwe dingen te leren.  Sommige weken zijn wel echt hectisch geweest, dus het was fijn om één keer per week even terug te komen. Bij de Friday Academies kon ik weer nieuwe inspiratie opdoen, dingen leren om mee te nemen in mijn werkwijze en tools meenemen om weer toe te passen op mijn project(en). Al was het onderwerp niet altijd relevant voor Veluwe Events, was dat het wel voor mijn werk bij Apollo & Leonardo Hotels in het algemeen.’

WAT MAAKT HET DAT BEDRIJVEN IEMAND INHUREN OM PROJECTMANAGEMENT VOOR ZE TE DOEN?

Sanne: ‘In mijn geval was het dat de vorige werknemer voor Marlou er plots vandoor was. Toen kwam de eigenaar bij IKONS terecht en omdat de samenwerking als prettig was ervaren zijn we ermee doorgegaan. Als interim ben je natuurlijk snel up and running.’

Amber: ‘Ik denk dat de afwisseling wel erg fijn is voor de interimmer maar ook voor het bedrijf. Het bedrijf krijgt nieuwe perspectieven, een frisse blik en specialisatie. Daarnaast is het stukje onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid denk ik heel fijn voor bedrijven. Je wordt ingehuurd om iets te doen, en dat gebeurt ook gewoon.’

HEB EEN GOUDEN TIP VOOR INTERRIMMERS DIE PROJECTMANAGEMENT GAAN DOEN?

Sanne: ‘Probeer zoveel mogelijk de bedrijfscultuur op te doen en informatie bij werknemers in het bedrijf op te halen. Dan kom je er echt achter hoe zaken werken in het bedrijf. Door een goede band op de bouwen krijg je ook meer voor elkaar bij deze collega’s.’

Amber: ‘Probeer te achterhalen wie wat besluit binnen een organisatie of project. Waarschijnlijk heb je te maken met een team waar iedereen graag zijn ei kwijt wil. Iemand die verantwoordelijk is voor de financiën, iemand die verantwoordelijk is voor het project wat jij gaat doen. Maar het is slim om goed voor ogen te hebben wie wat beslist. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld dingen beslist of doet, op basis van input van iemand die er eigenlijk niet zoveel over kan zeggen. En het lijkt misschien voor de hand liggend, maar luister goed. Vaak hebben mensen uit het bedrijf super goede ideeën, alleen moet jij dan nog bedenken wat je er mee kan.

Verder, blijf je positie aannemen. Soms kan het overweldigend zijn voor een team/bedrijf/project waar je voor werkt dat ‘een vreemde’ komt vertellen wat er gaat gebeuren. Zo klinkt dat natuurlijk ook heel negatief, maar ik wil graag eerlijk blijven hier. Er is een kans dat je mensen tegenkomt die niet goed tegen verandering kunnen. Blijf hierin je positie aannemen, je bent er voor een reden en neem ze mee in je werk. Betrek ze hierin en laat tussentijdse resultaten zien. Dan zien ze waarom je nodig bent!’

HEB JE TIPS VOOR BEDRIJVEN DIE IEMAND GAAN INHUREN VOOR EEN SPECIFIEK PROJECT?

 Sanne: ‘Probeer zoveel mogelijk feedback van een externe collega te ontvangen. Juist deze persoon ziet met een andere blik dingen in de organisatie die je vaak zelf niet meer ziet. Dit kan uiteindelijk alleen maar beter worden. Houd natuurlijk wel rekening met je eigen bedrijfscultuur. Blijf dicht bij je zelf, maar kijk kritisch naar de feedback.’

Amber: ‘Weet wat je wil en wat je verwacht van de persoon die je gaat inhuren. Omdat je elkaar nog niet goed kent, kan het voor de projectmanager in sommige gevallen lastig zijn om in te schatten wat de opdrachtgever graag wil. Daarom is het goed omdat intern goed voor ogen te brengen voordat de projectmanager aan de slag gaat. Zo heb je een goede en snelle start.’

WE WANT MORE

Meer weten over Sanne en/of Amber? Neem contact met ze op via sanne@ikons.nl.

Wil je meer weten over de opties, de prijzen of andere zaken? We are happy to help!