How to: een vlotte overdracht regelen
Als interim projectmanagers vervullen wij regelmatig tijdelijke functies voor een periode van een paar maanden of slechts enkele weken. Snel up-and-running kunnen zijn is dan ook een must! Een vlotte overdracht is hierbij key. Niet alleen om zelf in no time te kunnen meedraaien in een nieuwe organisatie, maar ook wanneer we een project afronden en overdragen aan een (terugkerende) collega of opvolger.
Wat mag niet ontbreken aan een goede overdracht? Kelly vertelt je alle ins- en outs vanuit haar eigen ervaring. Nog geen week geleden had ze haar laatste werkdag voor Fontys en droeg ze het stokje over aan niemand minder dan onze IKONS content trainee Jessie! Binnen 2,5 week stoomde ze Jessie klaar om zelfstandig verder te werken aan de contentmarketing strategie die ze het afgelopen jaar opzette. Een korte terugblik op hoe deze overdracht verliep:
Kelly, hoe heb jij je voorbereid?
‘Cliché maar waar: een goede voorbereiding is het halve werk! Ik ben zelf fan van lijstjes en schema’s om het overzicht te behouden, denk hierbij aan het opstellen van:
To do lijstjes: een checklist van alles dat geregeld moest worden vóór mijn vertrek en de start van Jessie. Bijvoorbeeld het informeren van collega’s en het regelen van een laptop & toegang tot alle organisatiesystemen.
Inwerkschema: een dag-tot-dag planning die inzichtelijk maakt wanneer, hoe & waar we welke informatie doorspreken en met welke werkzaamheden wordt meegedraaid.
Onboarding documenten: alle belangrijke informatie over Fontys, haar visie & missie, werkwijze, interne samenwerkingen en belangrijke contactgegevens of webpagina’s verzameld op één plek.
Overdracht documenten: een overzicht van alle projecten die Jessie van me overneemt. Hierin gaf ik per project een duidelijke omschrijving van welke werkzaamheden wanneer en met welke regelmaat moeten gebeuren & alle openstaande actiepunten voor de toekomst. Per project wijs ik een collega aan die kan helpen bij vragen.
Heel wat schrijfwerk dus, maar uiteindelijk loont het zeker de moeite!’
Hoe zag het inwerktraject eruit?
‘Een van de belangrijkste onderdelen van een inwerktraject is de overdracht van informatie. De kunst is dit goed te doseren. Met name bij grote organisaties als Fontys is het de valkuil om teveel in één keer te willen vertellen, met de kans dat je opvolger door de bomen het bos niet meer ziet.
Het tweede onderdeel stond in het teken van meedraaien. Practice makes perfect zeggen ze niet voor niets. Ter voorbereiding volgde Jessie diverse interne trainingen gericht op websitebeheer, e-mailmarketing & social media beheer. Vervolgens pakte ze diverse werkzaamheden alvast op, met mijn ondersteuning waar nodig.
Tot slot mocht zeker de kennismaking met collega’s niet ontbreken. Na mijn vertrek zijn zij immers het eerste aanspreekpunt voor vragen. Belangrijk dus om te weten bij wie je voor welke vragen terecht kunt. Bij Fontys werken we nog volledig vanuit huis, dus dit betekende veel online 1-op-1 meetings voor Jessie.’
Tot slot: de overdracht
‘En dan breekt mijn één na laatste werkdag alweer aan! Tijd om de final overdracht samen door te nemen en eventuele vragen te beantwoorden. Voordat ik mijn Fontys-laptop voor het laatst dichtklap, verzamel en orden ik alle belangrijke documenten die ik het afgelopen jaar heb opgesteld en draag ze over aan Jessie. En dan rest mij nog maar één ding: haar heel veel succes én plezier wensen bij deze leuke opdrachtgever!’
- Kelly