How to: een succesvol webinar organiseren

Veel mensen bereiken in één keer? En heb je geen ruimte om 167 mensen te ontvangen? Dan kan een webinar een goede oplossing zijn! Via bijvoorbeeld Zoom, YouTube, LiveWebinar of WebinarGeek informeer, enthousiasmeer én activeer je jouw doelgroep op een relatief eenvoudige manier. Want to know how? Wij delen het met je.

Why?

Je mailinglijst vergroten, naamsbekendheid opbouwen, klanten trainen. Er zijn veel verschillende redenen te bedenken om een webinar te organiseren. Wat is het doel van jouw webinar? En wat wil je er dan precíes mee bereiken? Hoeveel leads wil je binnenhalen, hoeveel kijkers wil je trekken? Zet dit voor jezelf op papier voordat je van start gaat met de organisatie. 

Let’s talk about …

… een super-interessant en relevant onderwerp voor jouw doelgroep! Hoe specifieker hoe beter. Verplaats je in je (potentiële) klant en bedenk: welk probleem kan ik voor hem of haar oplossen? En noem je webinar niet ‘Introductie van de nieuwe hondenshampoo van merk X’, maar ‘5 Tips voor de optimale verzorging van je hond’. Zo vertel je je klant precies wat het webinar diegene op gaat leveren.

Het verhaal vertellen

Volgende vraag: wie gaat presenteren? Ga je zelf het verhaal vertellen of nodig je één of meerdere sprekers uit? Een expert aan het woord laten kan je verhaal krachtiger maken. Laat bijvoorbeeld – in het geval van de hondenshampoo – een dierenarts of hondentrimmer hun ervaringen delen.  

Het is daarnaast een goed plan om een host in te zetten voor je webinar. Diegene doet de introductie, stelt de vragen aan het publiek en zorgt ervoor dat iedereen zijn scherm op het juiste moment deelt. Zo kan de presentator zich volledig focussen op zijn of haar verhaal. 

Houd je aandacht erbij

Je wilt natuurlijk dat alle deelnemers full focus deelnemen aan je webinar. Dit doe je natuurlijk door een interessant verhaal te vertellen, een duidelijke en aantrekkelijke presentatie én door interactieve elementen toe te voegen. Zoals een poll of quiz of door deelnemers vragen te laten stellen in de chat. Voeg ook een duidelijke call to action toe aan het einde. Dat draagt bij aan een hogere conversie.

Practice makes perfect

Maak een duidelijke planning of draaiboek van tevoren en deel deze met je spreker(s) en/of host. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Test daarna met hen of alles werkt: werkt het geluid goed? Lukt het om het scherm te delen? Is het beeld helder en ligt er geen rommel op de achtergrond? 😉 Tip: zorg voor iets herkenbaars van je merk in beeld, bijvoorbeeld je logo.  

Als je zelf gaat presenteren, oefen dan ook je eigen verhaal. Kijk in de camera wanneer je praat en presenteer – bijvoorbeeld via Teams of Zoom – je stuk vooraf aan een bekende.

Iedereen verzamelen!

We willen een groot publiek! Begin daarom ongeveer een maand van tevoren met de promotie van het webinar, op de kanalen waar jouw doelgroep te vinden is. Maak een landingspagina met daarop alle webinar-info, zoals de starttijd en registratielink. En zet bijvoorbeeld social media(-advertenties) in of verstuur een direct mail. Promoot vooral in de laatste week voor het webinar. Dan komen vaak de meeste inschrijvingen binnen.

To do’s na het webinar

Het webinar zit erop. Hoe ging het? Dat meet je onder andere door deelnemers om een reactie te vragen. Voeg daarom een korte enquête toe aan het eind. Analyseer de feedback en statistieken. Hoe lang hebben mensen gekeken? Waar haakten ze af? Neem ook zo snel mogelijk contact op met nieuwe leads.  

Gemiddeld komt 30 tot 40 procent van de deelnemers die zich hebben ingeschreven niet opdagen. Dat is jammer, maar geen ramp. Want jij zorgt natuurlijk dat ze het webinar terug kunnen kijken. 🙂 Post het webinar ook op je socials en laat mensen hun e-mailadres invullen wanneer ze het terug willen kijken. Zo bouw je ook achteraf je netwerk op. 

Heel veel succes met het organiseren van je webinar! Wij zien de uitnodiging graag tegemoet. 🙌🏻